Lombard Odier considère comme très importante la nature privée des candidatures et de toutes les données à caractère personnel qui y figurent. La présente Politique de confidentialité relative au traitement des candidatures expose les mesures appliquées par les entités du Groupe Lombard Odier pour le traitement et la protection des données à caractère personnel dans le cadre du processus de recrutement.

1. Contexte

Les entités du Groupe Lombard Odier (ci-après « Lombard Odier » ou « l’ (les) entité(s) du Groupe Lombard Odier ») s’engagent à protéger la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel des candidats et de toute personne liée. Une « personne liée » est une personne dont les données à caractère personnel sont fournies à une entité du Groupe Lombard Odier par le candidat dans le cadre du processus de recrutement (par exemple, une personne-référence, un ancien employé, etc.). Si vous communiquez des informations au sujet d'une personne liée, vous devez lui communiquer la présente notice au préalable.

Le Groupe Lombard Odier a publié une Politique de confidentialité du Groupe générale. La présente Politique de confidentialité relative au traitement des candidatures complète la Politique de confidentialité du Groupe générale. Elle fournit plus d’informations aux candidats sur les données à caractère personnel que les entités du Groupe Lombard Odier sont susceptibles de collecter, de conserver et de traiter dans le cadre de leur processus de recrutement. La Notice de confidentialité à l’intention du personnel du Groupe Lombard Odier s’applique à la date de prise d’effet d’un contrat de travail.

Dans la présente Politique de confidentialité relative au traitement des candidatures , les termes « vous », « votre » ou « vos » renvoient au candidat et/ou à la personne liée. Les termes « nous », « notre » ou « nos » renvoient à l’entité du Groupe Lombard Odier agissant à titre de contrôleur de données dans le cadre du processus de recrutement.

2. Quelles catégories de données personnelles collectons-nous, conservons-nous et traitons-nous ?

Les données à caractère personnel sont toutes les données qui, seules ou combinées à d’autres, permettent d’identifier le candidat ou la personne liée. Une grande partie des données à caractère personnel que nous détenons et que nous traitons dans le cadre du processus de recrutement sont transmises par le candidat, par une personne liée ou par une entité désignée pour la vérification des antécédents dans les conditions énoncées à l’annexe 1 de la présente Politique de confidentialité relative au traitement des candidatures (dans les limites permises par le droit applicable). Certaines données peuvent provenir de sources accessibles publiquement.

Les catégories de données à caractère personnel que nous collectons, conservons et traitons comprennent, sans toutefois s’y limiter, les suivantes :

• Toute information permettant de vous identifier, telle qu’un nom, une adresse, un numéro de téléphone, une adresse e-mail.
• Toute information sur vos fonctions professionnelles et emplois précédents, telle que le nom de vos employeurs, les périodes d’emploi, des attestations professionnelles, des lettres de recommandation.
• Vos qualifications professionnelles et titres de compétences.
• La correspondance que vous échangez avec notre service des Ressources humaines.
• Toute information liée à votre entretien d’embauche.
• Toute information nous permettant de vérifier vos antécédents, comme indiqué à l’annexe 1 de la présente Politique de confidentialité relative au traitement des candidatures.
• Toute information nécessaire à l'intégration chez Lombard Odier, telle que votre numéro de compte bancaire, votre numéro de sécurité sociale, votre numéro de fonds de prévoyance.
• Les informations relatives aux cookies figurent dans notre Politique en matière de cookies.

A titre exceptionnel, afin de respecter nos obligations réglementaires ou légales, notamment en matière de droit de l'emploi, de la sécurité sociale et de la protection sociale, et dans les limites autorisées par les lois locales, nous pouvons traiter des catégories particulières d’informations à caractère personnel portant sur votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos croyances religieuses et philosophiques, votre adhésion à un syndicat, vos données biométriques ou votre orientation sexuelle.

3. Pour quelles raisons procédons-nous à la collecte, à la conservation et au traitement de données à caractère personnel ?
   • Etapes préalables à l’établissement d’une relation contractuelle de travail

Nous collectons, conservons et traitons des données à caractère personnel principalement dans les objectifs suivants :

• Etudier et évaluer votre candidature ;
• Vous contacter et organiser des entretiens ; et
• Gérer votre intégration chez Lombard Odier.

• Respect des obligations légales auxquelles Lombard Odier est soumis

Nous collectons, conservons et traitons des données à caractère personnel principalement pour respecter nos obligations en qualité d’employeur du secteur de la gestion privée et de la gestion d’actifs (c.-à-d., les obligations en matière de conformité, de vérification des antécédents, etc.).

• Intérêts légitimes et défense de notre position en cas de procédure juridique

Nous collectons, conservons et traitons des données à caractère personnel dans le but de poursuivre des intérêts légitimes (assurer la sécurité physique de nos locaux, veiller à la diversité, à des fins d’analyse, etc.) et de défendre nos intérêts en cas de demande et de litige civil, administratif, criminel ou réglementaire

• Consentement

Dans certaines circonstances particulières, le traitement de vos données à caractère personnel sera soumis à votre consentement. Le cas échéant, nous vous contacterons pour vous le demander en temps voulu.

4. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne conservons ou traitons les données à caractère personnel que pendant une durée n'excédant pas la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées. Dans la plupart des cas, nous supprimons les données à caractère personnel des candidats une fois par an si, à la date de la suppression, leur compte est inactif depuis au moins douze mois.

5. A qui pouvons-nous transférer vos données à caractère personnel ?

L’entité du Groupe Lombard Odier qui procède au recrutement peut transférer des données à caractère personnel relatives au candidat et à une personne liée à d’autres entités du Groupe Lombard Odier auxquelles des fonctions de ressources humaines ont été confiées.

Le Groupe Lombard Odier gère également le processus de recrutement à l'aide de la plateforme « Workday ». Cette plateforme est un produit de Workday Ltd, entité de droit irlandais qui fait appel à des sous-traitants susceptibles de traiter les données à caractère personnel du candidat ou de la personne liée aux Etats-Unis. Si tel est le cas, nous veillerons à ce que Workday Ltd ait mis en œuvre et maintienne des mesures de protection appropriées pour garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel.

De plus, les données à caractère personnel peuvent être transmises à des autorités, à d’anciens employeurs et/ou à des tiers afin de vérifier les antécédents du candidat, que ces anciens employeurs ou tiers se trouvent dans la juridiction concernée ou à l’étranger.

6. Quels sont vos droits au sujet du traitement de vos données à caractère personnel ?

En tant que personne concernée, vous avez des droits au sujet du traitement de vos données à caractère personnel. Ces droits sont énoncés dans la Politique de confidentialité du Groupe générale.

7. Délégué à la protection des données

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité relative au traitement des candidatures ou si vous souhaitez exercer vos droits au sujet du traitement des données à caractère personnel qui y sont énoncés, veuillez-vous adresser au délégué à la protection des données du Groupe Lombard Odier :

Banque Lombard Odier & Cie SA

Délégué à la protection des données du Groupe

11, Rue de la Corraterie

1204 Genève

Suisse

E-mail : [group-dataprotection@lombardodier.com]

Annexe 1

1. Dans la mesure autorisée par le droit applicable, avant le recrutement de tout nouveau membre du personnel, les entités du Groupe Lombard Odier peuvent appliquer une procédure standard de vérification des antécédents du candidat.

2. Lombard Odier peut, dans le cadre de cette procédure, effectuer tout ou partie des vérifications suivantes :

1. Vérification de l’identité du candidat en obtenant une copie de sa carte d’identité ou de son passeport ;
2. Vérification du domicile actuel du candidat et des lieux où il a vécu au cours des années précédentes en obtenant les pièces justificatives correspondantes ;
3. Vérification du droit à travailler du candidat dans la juridiction concernée en obtenant une copie de son permis de travail, le cas échéant ;
4. Vérification des qualifications du candidat en obtenant une copie des documents attestant de sa qualification la plus élevée ;
5. Vérification de l’expérience professionnelle du candidat – intitulés de postes, dates de début et de fin de contrat, taux d'activité, types de contrats, motifs de départs et mesures disciplinaires ou toute information importante liée au recrutement du candidat – et prise de références auprès des employeurs les plus récents ;
6. Vérification des antécédents judiciaires du candidat ;
7. Vérification du statut de personne exposée politiquement (PEP) du candidat ou de sa présence sur des listes de personnes soumises à des sanctions, à une surveillance ou à des interdictions ;
8. Vérification de l’intégrité et de la solvabilité financières du candidat en obtenant un extrait de l’office local des poursuites et des faillites, et en consultant les informations disponibles sur des bases de données spécialisées ;
9. Vérification dans des bases de données spécialisées afin de savoir, notamment, si le candidat est susceptible de se trouver en conflit d'intérêts ou occupe une fonction d’administrateur. 

3. Veuillez noter que ces vérifications peuvent être menées à intervalles réguliers au sujet des membres du personnel de Lombard Odier.

4. Les candidats doivent également savoir que certaines vérifications d’antécédents sont menées par des sous-traitants situés dans l’Espace économique européen, en Suisse ou au Royaume-Uni pour le compte de Lombard Odier. Ces sous-traitants se sont engagés contractuellement auprès de Lombard Odier à traiter les informations auxquelles ils sont susceptibles d’avoir accès dans le cadre des vérifications des antécédents des candidats comme des informations strictement confidentielles et conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

5. Toute question liée aux vérifications des antécédents doit être adressée au membre du service des Ressources humaines chargé de votre dossier de recrutement.

 

Autres langues

Política de Privacidade do Grupo Lombard Odier para Candidatos